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会议服务流程
  发布于2010-11-09 13:18:31 共有5241人关注过本信息
专业的会议服务机构将为您的会议提供最优质的服务:


 

会议前期工作:

 

1、根据客户的要求提供合适的会议场所,并制作出相关的策划方案、报价及预算。
2、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
3、与会议主办者确认会议接待方案及考察线路安排。
4、与会议主办者签订会议接待标准合同。
5、确认会议主办者预付会议订金事宜。
6、制订酒店、会议室及用餐                                                                                                                               7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)
9、签到、收费、开票服务

会中工作:

 

10、机场、码头、车站;专人、专车分批分时段按要求接站。
11、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。
12、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
13、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

14、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
15、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
16、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
17、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
   

会后工作:

 

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
22、与会议主办者的费用结算工作。
23、欢送代表工作。

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